Wie?

Elke organisatie of informele groep die een European Solidarity Corps-aanvraag wil indienen, moet zich registreren.

• Elke vzw, van gelijk welk niveau;
• Elke overheid: gemeente, jeugddienst …;
• Elke informele groep van jongeren, feitelijke vereniging …

Tip
In dit document lees je wat de onderlinge verschillen zijn tussen een informele groep, feitelijke vereniging en een vzw. Kies je toch voor een feitelijke vereniging, zet dan één en ander op papier en via het document ‘modelstatuten feitelijke vereniging’.

Wat?

• Je gebruikt je Organisation ID (OID) om een deel van je aanvragen, eindverslagen enz. automatisch in te vullen;
• Je hoeft je slechts een keer te registreren;
• Je kan je OID tot het einde van het programma, eind 2027, gebruiken.

Wanneer?

Registratie moet vóór de deadline gebeuren. Zonder registratie kan je geen aanvraag indienen.

Tip
Je kan je op elk moment online registreren en je gegevens aanpassen.
Overweeg je een aanvraag in te dienen? Wacht niet tot de deadline, maar doe dit zo snel mogelijk!

Hoe?

Registreren gebeurt in verschillende stappen via het online Erasmus+ and European Solidairty Corps Platform (EESCP). Lees in de handleiding (voor OID en ORS) hoe je de drie stappen doorloopt en wat je moet doen bij problemen:

• stap 1: een EU-login aanmaken;
• stap 2: een OID voor je organisatie/groep aanmaken;
• stap 3: je organisatiegegevens aanvullen en de nodige documenten opladen;
• probleem: je bent je wachtwoord vergeten;
• probleem: het e-mailadres bestaat niet meer.

Tip
Gebruik voor je EU-login een algemeen, maar duidelijk e-mailadres dat bijvoorbeeld niet verdwijnt bij een eventuele personeelswissel. Ga voor iets zoals .

Tip
Kijk eerst goed na of je organisatie al geregistreerd is. Een organisatie kan slechts één OID hebben.

Meer weten?

Heb je nog vragen? Geef ons een seintje.

Dit document is in het Engels.

De programmagids is een lijvig document. Om je op weg te helpen lichten we de inhoudstafel verder toe:

• ‘Part A‘ is algemene informatie die voor iedereen relevant is, of het nu gaat om vrijwilligerswerk of een solidariteitsproject.
• Onder ‘Part B‘ vind je specifieke informatie en de criteria per actie.
  • Kijk onder ‘solidarity projects’ voor solidariteitsprojecten
• ‘Part C’ is niet relevant voor vrijwilligerswerk, -teams of solidariteitsprojecten
• ‘Part D’ is niet relevant voor solidariteitsprojecten.
• ‘Part E‘ beschrijft de procedure voor het indienen van projectaanvragen.

Dit document is in het Engels.

Wie?

Minstens 5 jongeren tussen 18 en 30 jaar maken deel uit van de kerngroep die een aanvraag voor een solidairteitsproject wil indienen. Zij moeten zich registreren in de database en zo een Participant Reference Number (PRN) bemachtigen.

Wat?

• Je hebt je nummer (= PRN) nodig in je aanvraagformulier;
• Elk lid van de kerngroep hoeft zich slechts een keer te registreren.

Wanneer?

Registratie moet vóór de deadline gebeuren. Zonder registratie kan je geen aanvraag indienen.

Hoe?

Klik onderaan de website op de knop ‘Join the Corps’ (‘meld je aan voor het korps’). Vink aan dat je akkoord gaat, vul je geboortedatum in en kies België. Vul in het volgende formulier je gegevens in. Kies bij type projecten voor ‘volunteering projects’ (‘vrijwilligerswerk’) en bij beschikbaarheden voor ‘any time’ (‘altijd beschikbaar’).
TIP: rechtsboven kan je de taal van de website kiezen.

Om te registreren heb je een e-mailadres nodig, want je krijgt o.a. een e-mail met een link om je registratie te bevestigen. Dan kan je een wachtwoord kiezen. Later kan je telkens met je e-mailadres en paswoord inloggen op de databank van het European Solidarity Corps.

Je 16-cijferige PRN krijg je per e-mail toegestuurd en vind je bij het tabblad ‘Home’ in het kadertje links bij ‘Your Participant Reference Number’ (‘Je deelnemersnummer’).
Je kan nadien altijd je info en voorkeuren wijzigen via de knop ‘My Profile’ (‘Mijn Profiel’).

Het doorlopen van de vragen neemt ongeveer 30 tot 45 minuten in beslag. Wanneer je op sommige vragen nog niet concreet kan antwoorden, is dat geen probleem. Probeer gewoon zo veel mogelijk info te geven.

Je antwoorden stuurt Sam na afloop door naar haar collega’s bij JINT vzw. Zij contacteren je, opdat je een goede projectaanvraag kan indienen of waar nodig je project nog sterker kan maken.

Elke aanvraag in het European Solidarity Corps wordt getoetst aan een reeks van formele en inhoudelijke criteria, bepaald door de programmagids en verfijnd vanuit de praktijk die doorheen de jaren werd opgebouwd.

De aanvraagformulieren vind je terug in het centrale online portaal voor Erasmus+ Jeugd en het European Solidarity Corps. Je projectaanvraag moet worden ingediend voor een bepaalde deadline. Die deadlines vind je hier op de website onder ‘mogelijkheden’ terug of in de programmagids (zie stap 2). Eens we jouw aanvraag hebben ontvangen krijg je een bevestigingsmail. Je aanvraag wordt vervolgens beoordeeld op basis van de geldigheids- en kwaliteitscriteria. Na 8 tot 10 weken mag je het resultaat in je mailbox verwachten.

Hoe dien ik een aanvraag in?

Log in met je EU-login en klik bij “Opportunities” op “European Solidarity Corps”. Vervolgens klik je bij de juiste mogelijkheid op “Apply” om het online formulier te beginnen invullen. Je selecteert het formulier met deze code:

• ESC3O-SOL: solidariteitsprojecten

Tip
Vergeet voor de zekerheid niet af en toe een pdf van je aanvraag op te slaan op je computer. Zo vermijd je dat technische moeilijkheden roet in het eten gooien.

Eén van de prioriteiten binnen het European Solidarity is milieubescherming, duurzame ontwikkeling en klimaatactie. Het is dus een meerwaarde om jouw project en de daarbij horende events zo duurzaam mogelijk te organiseren. JINT creëerde een handleiding voor duurzame evenementen, die zowel bruikbaar is voor grotere projecten als kleinere evenementen. Je vindt de handleiding en verdere informatie op de website van JINT.

De Europese Commissie creëerde ook een Go Green e-zine met 7 tips om jouw project te verduurzamen.

Het contract wordt digitaal verzonden en ondertekend via E-sign. Nadat je een goedkeuringsmail ontvangen hebt houdt de persoon die werd opgegeven als legal representative best zijn/haar/hun mailbox in de gaten. Er komt een mailtje met het contract met als afzender e-sign of signhere. Eens het contract getekend is kan je jouw project terugvinden in de online tools en zal het eerste voorschot worden uitbetaald, doe dit dus zo snel mogelijk.

Lees het contract grondig door, er staat belangrijke informatie in over je project. Bij het contract horen ook een aantal bijlages. Hierin staat belangrijke informatie over welke bewijsstukken je samen met het eindverslag moet indienen. Neem ook deze dus goed door. De contracten zijn sinds 2023 fel uitgebreid. In dit webinar loodsen we je er doorheen.

Zijn er wijzigingen in je project? Dan kan het zijn dat je een contractwijziging moet aanvragen. Neem hiervoor altijd contact op met je stafmedewerker, dat is de persoon van wie je de goedkeuringsmail ontving.

(Deze documenten zijn in het Engels.)

(Deze documenten zijn in het Engels.)

Wie?

Organisaties of informele groepen met een goedgekeurd European Solidarity Corps-project hebben toegang tot PASS.

Wat?

In de PASS moet je de link leggen tussen je goedgekeurd project en kernjongeren. De gegevens van die kernjongeren stromen dan automatisch vanuit PASS naar je project in een andere tool, Beneficiary Module.

Wanneer?

Je krijgt toegang tot de PASS zodra je een goedgekeurd project hebt. Je krijgt dan een e-mail met een link naar de PASS.

Hoe?

Om je in te loggen:

• Kik je op de login-link ‘Administrator Login’ onderaan de European Youth Portal-pagina;
• Log je in met je EU-login;
• Selecteer je ‘European Solidarity Corps PASS’ in de lijst van online tools die beschikbaar zijn na inloggen.

Meer weten?

De meest recente versie van de gebruikersgids van de Europese Commissie kan je downloaden op de website.
Heb je nog vragen? Neem contact op met je stafmedewerker.

Let op!
De Beneficiary Module werkt momenteel niet zoals het hoort. De Europese Commissie probeert de problemen zo snel mogelijk op te lossen. Intussen vragen we geduld te hebben. Bij problemen neem gerust contact op via of de stafmedewerker die je project opvolgt.

Wie moet de Beneficiary Module gebruiken?

Elke indiener van een goedgekeurd project moet de tool gebruiken.
Heb je zelf geen aanvraag ingediend, maar ben je wel partner in een project? Dan moet diegene die de aanvraag indiende alle gegevens invullen. Je vindt het via het algemene platform voor alle European Solidarity Corps- en Erasmus+-projecten, bij ‘My Projects’ onder ‘Projects’ in de lijst links.

Let op!
Voor projecten die goedgekeurd zijn voor 2021 gebruik je de gelijkaardige Mobility Tool+ (MT+).

Waarvoor moet ik de Beneficiary Module gebruiken?

De BM moet je verplicht gebruiken om:

• Al je deelnemers en coach te registreren;
• Je budget tijdens en na je project bij te houden;
• Je eindverslag tijdens je project bij te houden en na je project aan te vullen.

Hoe krijg ik toegang tot de Beneficiary Module?

Wordt je project goedgekeurd en heb je het contract ondertekend teruggestuurd, dan krijgt je als projectverantwoordelijke een automatische e-mail met daarin de toegangslink naar de BM. Vanaf dan kan je gegevens in de BM beginnen registreren.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Nadat je alles correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

• Eventuele coachingkosten;
• De bewijsstukken die bij je project horen;
• Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).

Waar vind ik meer info?

• De Europese Commissie heeft een uitgebreide handleiding in het Engels.
• Neem een kijkje in de geheugensteun bij het gebruik van de BM.

Gebruik daarvoor dit document.

Dit maakt deel uit van de Europese Commissie haar strategie om de erkenning van niet-formeel leren te bevorderen.

Wat bereik je met het gebruik van Youthpass?

• Youthpass ondersteunt reflectie op het persoonlijk niet-formeel leerproces en leerresultaten. Ieder lid van de kerngroep van het solidariteitsproject kan een Youthpass-certificaat creëren. Je kan daarin beschrijven wat je geleerd hebt tijdens jullie project en welke competenties je verworven/ontwikkeld hebt;
• Youthpass versterkt de erkenning van het jeugdwerk via dit Europees erkenningsinstrument voor niet-formeel leren;
• Youthpass ondersteunt actief Europees burgerschap van jongeren en jeugdwerkers door de meerwaarde van hun project te beschrijven;
• Youthpass doelt ook op het vergroten van arbeidskansen voor jongeren en jeugdwerkers door hun bewustzijn te vergroten, hen te helpen bij het beschrijven van hun competenties en hoe ze sleutelcompetenties verworven hebben op het certificaat.

Voor ondersteunend materiaal kan je terecht op www.youthpass.eu of neem contact op met JINT.

Iedere deelnemer aan een project binnen het European Solidarity Corps heeft recht op het doorlopen van het Youthpass-proces. Als lid van de kerngroep van een solidariteitsproject, heb jij dus ook recht op een Youthpass. Vanuit JINT is het een minimumvereiste om iedereen een certificaat te geven.

Op de website van JINT vind je gratis te gebruiken logo’s, video’s en ander materiaal van het European Solidarity Corps. Je vindt er ook het JINT-logo terug én heel wat tips en publicaties die je helpen bij de promotie en disseminatie van je project.

Als mensen je meer info over JINT vragen, kan je ze altijd het volgende meegeven: JINT ondersteunt jongeren, jeugdwerk en jeugdbeleid in het realiseren en uitbouwen van een internationale werking. JINT biedt jongeren meer dan alleen de centen voor hun project. JINT helpt hen bij het uitwerken van hun projectaanvraag en gaat samen met hen op zoek naar gelijkgezinde partnerorganisaties in binnen- en buitenland. Daarnaast kunnen jongeren en jeugdwerkorganisaties ook bij JINT terecht voor een pak informatie en vorming.

Er kan van alles gebeuren en veranderen aan je project: de activiteiten, deelnemers, locatie, data … Soms is daar een contractwijziging voor nodig, dus om zeker te zijn neem je best zo snel mogelijk contact op met een JINT-stafmedewerker. Dat is de persoon van wie je je goedkeuringsmail kreeg.

Om je resterend saldo te krijgen en je project volledig af te ronden moet je het eindverslag (final report) van je project ten laatste twee maanden na het einde van je project indienen.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Let op!
De Beneficiary Module werkt momenteel niet zoals het hoort. De Europese Commissie probeert de problemen zo snel mogelijk op te lossen. Intussen vragen we geduld te hebben. Bij problemen neem gerust contact op via of de stafmedewerker die je project opvolgt.

Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget in de Beneficiary Module (BM) controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

• Eventuele coachingkosten;
• De bewijsstukken die bij je project horen;
• Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).

Meer informatie over hoe de BM werkt, vind je, in het Engels, in de uitgebreide handleiding van de Europese Commissie.

10 eindverslaggeboden

1. Houd je gegevens in de BM up-to-date tijdens je project, zo blijf je ook administratief bij.
2. Wees eerlijk: de weg is belangrijker dan het resultaat.
3. Is er nog iets roods bij het budget, dien je verslag niet in. Neem contact op met JINT.
4. De samenvatting in het eindverslag is niet dezelfde als die in de aanvraag.
5. Formuleer op elke vraag een antwoord dat inhoudt waarnaar gepeild wordt.
6. Denk breed, aan alle stakeholders, bv. bij de impact.
7. Neem extraatjes op in je eindverslag: citaten, leercurves, goede verhalen, linken naar relevante sociale media, blogs …
8. Het eindverslag mag in het Nederlands ingevuld worden. Enkel de samenvatting moet in het Engels.
9. Je kan geen fouten maken. De inhoud ligt volledig in jouw handen.
10. Heb je een vraag, stel ze aan een JINT-stafmedewerker.

Een overzicht van alle documenten die je aan ons moet dient te bezorgen, vind je hier:

• methodieken en nationale en internationale vormingen om een kwaliteitsvol project op te zetten;
• informatie over Youthpass;
• …

Tip! Heb je een idee voor een project, maar wil je toch nog wat extra info? Kom dan naar onze volgende info- en vormingsdag. Daar krijg je alle info over de verschillende mogelijkheden en kan je een persoonlijk overleg met een van de collega’s aanvragen.

Welke ondersteuning is er?

Wil je een aanvraag bij ons indienen? Dan kan je rekenen op technische ondersteuning (over de spelregels, problemen met formulieren …).
Ben je een nieuwe indiener in solidariteitsprojecten, of werk je met jongeren uit een bijzondere doelgroep? Dan kan je daarnaast ook rekenen op ondersteuning op maat. Zo komt je project met dezelfde bagage aan de startlijn als dat van een organisatie met meer ervaring.
Stuur ons ten laatste 2 weken voor de deadline (hoe vroeger, hoe liever!) jouw ingevuld aanvraagformulier om van ons feedback op maat te krijgen.

Tip! Leg je oor te luister bij andere organisaties uit vorige projecten of uit je netwerk.

Je organisatie moedigt je aan om een taal te leren, liefst die die je gebruikt tijdens een European Solidarity Corps-project. Je kan ook een test doen, zowel voor als na het volgen van de online taallessen. Die testen zijn niet verplicht en de resultaten hebben geen invloed op je deelname aan een European Solidarity Corps-project.

Wat?

In EU Academy kies je welke taalcursussen je volgt. Het platform laat je op je eigen tempo en afhankelijk van je behoeften werken. OLS biedt verschillende mogelijkheden om je taalvaardigheid te verbeteren. Zo kan je er bijvoorbeeld ‘Massive Open Online Courses’ (MOOC’s) volgen met een bepaald thema. OLS is beschikbaar in 29 talen en er is geen beperking op het aantal lessen of talen.

Via de kwaliteitsapp ter ondersteuning van mobiliteitsprojecten kan je jouw project meten aan Europese kwaliteitsstandaarden, projecten creëren en evalueren.

Ook schrijfhulp, tips van experten en ondersteunende indicatoren worden aangeboden. Daarbovenop komt dat offline werken altijd mogelijk is!

Bekijk hier enkele instructiefilmpjes om met de Q!App aan de slag te gaan.

Elke aanvraag in het European Solidarity Corps wordt getoetst aan een reeks van formele en inhoudelijke criteria, bepaald door de programmagids en verfijnd vanuit de praktijk die doorheen de jaren werd opgebouwd.

In de databank kan je op verschillende manier op zoek naar projecten. Zo kan je kernwoorden typen, selecteren op jaar, land en/of onderwerp …

Zodra je op de zoekknop hebt geklikt, krijg je een lijst met de projecten die aan je selectiecriteria voldoen. Op dat moment kan je de projecten ook op een kaart bekijken door in de blauwe balk bovenaan op die knop te klikken.

Laat vooraf weten wanneer er deelnemers aanwezig zijn. Als je project in België doorgaat, komen we graag eens op bezoek.

• Hoofddocent Stadssociologie aan de Universiteit Antwerpen Stijn Oosterlynck geeft in zijn publicatie (downloaden via de knop) tekst en uitleg.
• SALTO European Solidarity Corps ontwikkelde een website waar heel wat filmpjes, tekst en audio te vinden is rond solidariteit.

Let op! Er zijn ook twee corrigenda bij deze officiële programmagids toegevoegd.

Alle documenten zijn in het Engels.

Het kan je als indiener ook helpen om alle kwaliteitseisen op een rijtje te zien.

Het kan je als indiener ook helpen om alle kwaliteitseisen op een rijtje te zien.

Het kan je als indiener ook helpen om alle kwaliteitseisen op een rijtje te zien.

Elke aanvraag in het European Solidarity Corps wordt getoetst aan een reeks van formele en inhoudelijke criteria, bepaald door de programmagids en verfijnd vanuit de praktijk die doorheen de jaren van het Erasmus+-programma, het Youth in Action-programma en de eerste periode van het European Solidarity Corps werden opgebouwd.

Het evaluatiekader komt voort uit de besprekingen op de evaluatiecommissies in Youth in Action sinds 2007 en European Solidarity Corps sinds 2018, intern overleg in aanloop naar en ter opvolging van de evaluatierondes van de subsidieprogramma’s en besprekingen op de Raad van Bestuur van JINT en in het team van de stafmedewerkers verantwoordelijk voor het uitvoeren van het programma.