Wie moet de Beneficiary Module gebruiken?

Elke indiener van een goedgekeurd project moet de tool gebruiken.
Heb je zelf geen aanvraag ingediend, maar ben je wel partner in een project? Dan moet diegene die de aanvraag indiende alle gegevens invullen.

Hoe krijg ik toegang tot de Beneficiary Module?

Wordt je project goedgekeurd en heb je het contract ondertekend teruggestuurd, dan krijgt je als projectverantwoordelijke een automatische e-mail met daarin de toegangslink naar de BM. Vanaf dan kan je gegevens in de BM beginnen registreren.

Je vindt de BM via het algemene platform voor alle European Solidarity Corps- en Erasmus+-projecten, bij ‘My Projects’ onder ‘Projects’ in de lijst links.

Welke gegevens moet ik registreren?

De BM moet je verplicht gebruiken om:

• Al je deelnemers en begeleiders te registreren, ook die van je buitenlandse partner(s). Voor vrijwilligerswerkprojecten doe je dat ten laatste 2 weken voor de start van je project door een link te leggen tussen je project/aanbod en de vrijwilliger(s) in de PASS. Daarna zet je de deelname voor de vrijwilliger op ‘complete’ door alle gegevens aan te vullen. Onderaan vink je aan of de vrijwilliger recht heeft op Henner-verzekering;
• Je partnerorganisatie(s) te registreren;
• Je budget tijdens en na je project bij te houden;
• Je eindverslag tijdens je project bij te houden en na je project aan te vullen en in te dienen.

Voor je reiskosten krijg je een vast bedrag per kilometerzone. Voor de berekening gebruik je de ‘distance band calculator‘ van de Europese Commissie. Geef je traject in en de calculator berekent het aantal kilometer tussen de plaats van vertrek en de bestemming. Vervolgens weet je in welke kilometerzone, of distance band, jouw traject valt. Het bijbehorende bedrag dient voor de reiskosten van een persoon. Let op! Dit bedrag dient voor de heen- en terugreis. Je mag het dus niet verdubbelen.

Hoe gebruik ik de Beneficiary Module?

Hieronder vind je een handleiding voor het toevoegen van deelnemers aan je project.

Kan ik tijdens en na mijn project nog gegevens wijzigen?

Je kan op elk moment tijdens je project gegevens invoegen of wijzigen.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

• Het uiteindelijke activiteitenprogramma;
• Het bewijs van het zakgeld;
• De bewijsstukken dat alle deelnemers en begeleiders van punt A naar punt B geweest zijn (bv. een factuur van reiskosten, tickets, boarding passes …);
• Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).