Wie moet de Beneficiary Module gebruiken?

Elke indiener van een goedgekeurd project moet de tool gebruiken.
Heb je zelf geen aanvraag ingediend, maar ben je wel partner in een project? Dan moet diegene die de aanvraag indiende alle gegevens invullen. Je vindt het via het algemene platform voor alle European Solidarity Corps- en Erasmus+-projecten, bij ‘My Projects’ onder ‘Projects’ in de lijst links.

Let op!
Voor projecten die goedgekeurd zijn voor 2021 gebruik je de gelijkaardige Mobility Tool+ (MT+).

Waarvoor moet ik de Beneficiary Module gebruiken?

De BM moet je verplicht gebruiken om:

• Je partnerorganisatie(s) te registreren;
• Al je deelnemers en begeleiders te registreren, ook die van je buitenlandse partner(s). Voor vrijwilligerswerkprojecten doe je dat ten laatste 2 weken voor de start van je project door een link te leggen tussen je project/aanbod en de vrijwilliger(s) in de PASS. Daarna zet je de deelname voor de vrijwilliger op ‘complete’ door alle gegevens aan te vullen. Onderaan vink je aan of de vrijwilliger recht heeft op Henner-verzekering;
• Je budget tijdens en na je project bij te houden;
• Je eindverslag tijdens je project bij te houden en na je project aan te vullen.

Hoe krijg ik toegang tot de Beneficiary Module?

Wordt je project goedgekeurd en heb je het contract ondertekend teruggestuurd, dan krijgt je als projectverantwoordelijke een automatische e-mail met daarin de toegangslink naar de BM. Vanaf dan kan je gegevens in de BM beginnen registreren.

Welke gegevens moet ik registreren?

Voor het begin van elke activiteit moeten alle deelnemers correct in de BM geregistreerd zijn:

• Elke persoon die van punt X naar punt Y is geweest, dus ook bv. begeleiders;
• Bij vrijwilligersteams moeten zowel de deelnemers van je eigen groep als de buitenlandse deelnemers, begeleiders … in de BM zitten;
• Je partnerorganisatie(s).

Voor je reiskosten krijg je een vast bedrag per kilometerzone. Voor de berekning gebruik je de ‘distance band calculator‘ van de Europese Commissie. Geef je traject in en de culculator berekent het aantal kilometer tussen de plaats van vertrek en de bestemming. Vervolgens weet je in welke kilometerzone, of distance band, jouw traject valt. Het bijbehorende bedrag dient voor de reiskosten van een persoon.

Let op!
Dit bedrag dient voor de heen- en terugreis. Je mag het dus niet verdubbelen.

Kan ik tijdens en na mijn project nog gegevens wijzigen?

Je kan op elk moment tijdens je project gegevens invoegen of wijzigen.

• Je moet elke deelnemer via de PASS een aanbod doen. Als dat aanbod aanvaard is, komen de gegevens van die deelnemer in de BM. Daar vul je dan nog gegevens aan en zorg je dat de deelname van elke vrijwilliger op ‘complete’ staat;
• In de BM moet je ook je partnerorganisaties binnen het project toevoegen.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

• Het uiteindelijke activiteitenprogramma;
• Het bewijs van het zakgeld;
• De bewijsstukken dat alle deelnemers en begeleiders van punt A naar punt B geweest zijn (bv. een factuur van reiskosten, tickets, boarding passes …);
• Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).

Waar vind ik meer info?

• De Europese Commissie heeft een uitgebreide handleiding in het Engels.
• Neem een kijkje in de geheugensteun bij het gebruik van de BM.